Die ersten drei KI-Anwendungs­fälle finden: eine Methode für den Workshop

Montagmorgen, Besprechungsraum. Die Geschäftsführerin hat eine Lizenz für einen KI-Assistenten gekauft und fragt in die Runde, wofür man den jetzt nutzen könnte. Es folgen ein paar Vorschläge, jemand erwähnt Social Media, jemand anderes Übersetzungen, nach zwanzig Minuten ist die Besprechung vorbei. Drei Monate später nutzen vier Kolleginnen und Kollegen das Werkzeug regelmäßig, der Rest hat es vergessen.

Diese Szene ist typisch, und sie hat einen einfachen Grund: Die Frage war falsch gestellt. Wer fragt, wofür man KI nutzen könnte, bekommt Ideen. Wer fragt, welche Arbeit jede Woche Zeit frisst, bekommt Anwendungsfälle.

Laut Bitkom setzen 57 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, und keines davon gibt an, das Potenzial schon auszuschöpfen. Der Unterschied liegt selten im Werkzeug. Er liegt darin, ob ein Unternehmen weiß, bei welchen Aufgaben es anfangen will.

Der folgende Workshop dauert einen halben Tag. Er ist der zweite Schritt aus unserem Fahrplan für die KI-Einführung, ausführlich beschrieben.

Wer an den Tisch gehört

Die wichtigste Entscheidung fällt vor dem Workshop: wen Sie einladen. Die besten Anwendungsfälle kennen die Menschen, die die Arbeit machen. Die Assistenz, die jede Woche dieselben Fragen am Telefon beantwortet. Der Kollege im Einkauf, der Lieferbestätigungen abgleicht. Die Sachbearbeiterin, die Angebote aus drei Vorlagen zusammensetzt.

Dazu kommen:

• Eine Person mit Entscheidungsbefugnis, damit am Ende nicht alles noch einmal vorgelegt werden muss.
• Jemand aus der IT, der weiß, welche Systeme es gibt und wo die Daten liegen.
• Ein Mitglied des Betriebsrats, wenn es einen gibt. Früh dabei, versteht er die Auswahl und muss sie nicht nachträglich prüfen.

Sechs bis zwölf Personen sind eine gute Größe. Laden Sie mit einer klaren Aufgabe ein: Jede und jeder bringt drei Tätigkeiten aus der vergangenen Woche mit, die lästig, wiederkehrend oder zeitraubend waren.

Der Ablauf

Planen Sie dazwischen Pausen ein. Mit Pausen sind es gut vier Stunden.

Einstieg

Zeigen Sie zu Beginn zwei oder drei Beispiele mit einem echten Werkzeug, live und mit Material aus dem eigenen Unternehmen, das nicht vertraulich ist: ein Besprechungsprotokoll zusammenfassen, eine Kundenmail beantworten, eine Tabelle auswerten. Zeigen Sie auch einen Fehler, etwa eine erfundene Quelle. Wer einmal gesehen hat, wo KI danebenliegt, bewertet später realistischer.

Aufgaben sammeln

Jede Karte beschreibt eine Tätigkeit, und zwar mit Verb: „Eingangsrechnungen in die Buchhaltung übertragen“, „Rückfragen zu Lieferterminen beantworten“, „Stellenanzeigen formulieren“. Auf die Karte gehört außerdem, wie oft die Aufgabe anfällt und wie lange sie ungefähr dauert. Schätzungen genügen.

Karten wie „Marketing mit KI“ oder „Chatbot für die Website“ sind Ideen für Werkzeuge. Fragen Sie in dem Fall nach: Welche Arbeit soll der Chatbot abnehmen, und wer macht sie heute?

Ordnen

Hängen Sie ähnliche Karten zusammen. Oft zeigt sich jetzt, dass dieselbe Arbeit in mehreren Abteilungen anfällt, etwa Texte nach einer Vorlage schreiben oder Informationen aus PDFs abtippen. Solche Gruppen sind besonders interessant, weil ein Ansatz an mehreren Stellen hilft.

Bewerten mit vier Fragen

Jede Gruppe bekommt für jede Frage einen bis drei Punkte. Wichtig ist nicht die Genauigkeit, sondern dass alle dieselbe Skala benutzen.

1. Wie oft fällt die Aufgabe an? Täglich gibt drei Punkte, wöchentlich zwei, seltener einen.
2. Wie viel Zeit kostet sie? Eine Aufgabe, die jede Woche mehrere Stunden bindet, bekommt drei Punkte.
3. Wie leicht sind Fehler zu erkennen, und was richten sie an? Ein Entwurf, den ein Mensch ohnehin gegenliest, bekommt drei Punkte. Eine Zahl, die ungeprüft an eine Behörde geht, einen.
4. Wie gut ist die Datenlage? Liegen die nötigen Informationen schon digital vor und dürfen sie in ein freigegebenes Werkzeug, gibt es drei Punkte. Stecken sie auf Papier oder in den Köpfen einzelner, einen.

Die Summe ist eine Orientierung, kein Urteil. Eine Aufgabe mit hoher Summe, die aber niemand im Raum gern abgeben würde, ist trotzdem ein schlechter Start.

Was nicht auf die Liste gehört

Ein paar Aufgaben scheiden für den Anfang aus, auch wenn sie viele Punkte bekommen:

• Entscheidungen über Menschen. KI in der Personalauswahl, bei Beförderungen oder Kündigungen gilt nach Anhang III des AI Act als hochriskant und bringt umfangreiche Pflichten mit sich. Gefühle von Beschäftigten per KI zu erkennen, ist nach Art. 5 verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen.
• Alles, was Leistung oder Verhalten überwachen kann, ohne dass der Betriebsrat beteiligt ist. Nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz bestimmt er dann mit.
• Aufgaben, bei denen ein Fehler unbemerkt nach außen geht, etwa automatisch versandte Angebote mit Preisen.

Diese Themen können später kommen, mit mehr Erfahrung und einem geordneten Verfahren.

Drei auswählen und festlegen

Wählen Sie am Ende drei Anwendungsfälle aus den Gruppen mit den meisten Punkten. Drei aus gutem Grund: Einer allein kann aus Zufall scheitern, bei zehn verliert sich das Team. Achten Sie darauf, dass nicht alle drei aus derselben Abteilung kommen.

Für jeden der drei halten Sie schriftlich fest:

• Wer ist verantwortlich? Eine Person, keine Abteilung.
• Wie läuft die Aufgabe heute? In wenigen Sätzen und mit der geschätzten Zeit pro Woche.
• Was soll die KI übernehmen, und was bleibt beim Menschen?
• Wann schauen Sie nach? Ein fester Termin nach vier bis sechs Wochen, an dem die Verantwortlichen berichten, was sich verändert hat.

Den Rest der Karten heben Sie auf. Er ist Ihre Liste für die nächsten Monate.

Nach dem Workshop

Das größte Risiko ist die Woche danach. Wenn die drei Anwendungsfälle im Alltag untergehen, verliert der Workshop rückwirkend seinen Wert. Geben Sie den Verantwortlichen deshalb Zeit im Kalender, ein freigegebenes Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Ansprechperson für Fragen.

Wer Unterstützung für den Einstieg sucht, findet in den Mittelstand-Digital Zentren kostenlose, anbieterneutrale Veranstaltungen. Was andere Unternehmen mit ähnlichen Aufgaben schon umgesetzt haben, steht unter Anwendungsfälle, sortiert nach Abteilungen unter KI in den Abteilungen.

Newsletter · Das KI-Lagebild

Das Wichtigste zu KI im Unternehmen, jeden Dienstag

Jeden Dienstag eine Mail mit den Neuigkeiten der Woche zu KI im Unternehmen und mit dem, was Sie davon wirklich angeht. Abmelden können Sie jederzeit.

Ihre E-Mail-Adresse Bitte leer lassen Ich möchte den Newsletter erhalten und kann ihn jederzeit abbestellen. Mehr in der Datenschutzerklärung. Anmelden

Sie bekommen zuerst eine Mail mit einem Bestätigungslink.

Häufige Fragen

Wie viele Personen sollten an dem Workshop teilnehmen?

Sechs bis zwölf sind eine gute Größe. Wichtig ist die Mischung: Menschen aus den Abteilungen, die täglich mit den Aufgaben zu tun haben, jemand mit Entscheidungsbefugnis, jemand aus der IT und, wo es einen gibt, ein Mitglied des Betriebsrats.

Brauchen wir dafür eine externe Moderation?

Nicht zwingend. Eine externe Person hilft vor allem dann, wenn die Geschäftsführung selbst mitarbeiten soll oder wenn das Thema KI im Haus schon mit Sorgen besetzt ist. Für den Ablauf selbst reicht diese Anleitung.

Was, wenn im Workshop nur Ideen für die Geschäftsführung herauskommen?

Dann haben vermutlich die Falschen gesammelt oder die Frage war zu allgemein. Fragen Sie nach konkreten Aufgaben aus der letzten Woche, mit Häufigkeit und Dauer. Das holt die Arbeit an den Tisch, die tatsächlich Zeit kostet.

Darf KI für die Bewertung von Mitarbeitenden ein erster Anwendungsfall sein?

Davon raten wir ab. KI in der Personalauswahl und bei Entscheidungen über Beschäftigte gilt nach dem AI Act als hochriskant, Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist verboten, und bei Werkzeugen, die Leistung oder Verhalten auswerten können, hat der Betriebsrat mitzubestimmen. Für den Anfang eignen sich Aufgaben mit geringeren Fehlerfolgen.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), Art. 5 Abs. 1 Buchst. f und Anhang III Nr. 4: eur-lex.europa.eu
• Betriebsverfassungsgesetz, § 87 Abs. 1 Nr. 6: gesetze-im-internet.de
• Bitkom, Presseinformation „Erstmals nutzt Mehrheit der Unternehmen KI“, 14.09.2026: bitkom.org
• Mittelstand-Digital Zentren, Übersicht: mittelstand-digital.de

Ihre Meinung

Sie sehen das anders, haben eine Ergänzung oder eine Frage zum Beitrag? Schreiben Sie uns, wir antworten persönlich und nehmen gute Hinweise in den Beitrag auf.