Verwaltung und Assistenz halten ein Unternehmen zusammen und gehen in der Diskussion über KI oft unter. Dabei ist hier der Einstieg am leichtesten und der Nutzen am schnellsten spürbar.
Wichtig ist, dass die Entlastung ankommt und nicht nur neue Werkzeuge dazukommen. Ein gut gewähltes Werkzeug, das in die vorhandenen Programme eingebaut ist, hilft mehr als fünf neue Apps.
Wofür KI im Bereich Verwaltung und Assistenz heute taugt
Protokolle aus Besprechungen
Die KI schreibt aus der Aufzeichnung oder aus Stichworten ein Protokoll mit Beschlüssen, Aufgaben und Zuständigen und verschickt es nach Freigabe.
Aufwand: geringWerkzeuge: Copilot in Teams, Gemini in Meet, spezialisierte Anbieter
Posteingang sortieren
Mails werden nach Dringlichkeit und Thema vorsortiert, Antworten vorbereitet, Rechnungen an die Buchhaltung weitergeleitet.
Aufwand: gering bis mittel
Briefe und Dokumente
Aus wenigen Stichpunkten entstehen Schreiben im Stil des Unternehmens, aus langen Dokumenten kurze Zusammenfassungen.
Aufwand: gering
Termine und Reisen
Die KI findet gemeinsame Termine, bereitet Reisen vor und erinnert an Fristen.
Aufwand: gering
Schon umgesetzt
So sieht das in echten Projekten aus. Alle Fälle stehen auf der Zeitleiste der Anwendungsfälle.
Umgesetzt · Garten- und Landschaftsbau
Bürgschaften beantragen, ohne dass alles an einer Person hängt
Ein Unternehmen aus dem Garten- und Landschaftsbau hat den Ablauf für Bürgschaftsanträge als Kurs, Handbuch und Ausdruck festgehalten und markiert, welche Schritte KI künftig vorbereitet.
Finanzen und Buchhaltung · Personal · Verwaltung und Assistenz
Umgesetzt · Industrie
Ein Anfrageassistent, bei dem keine Kundenanfrage mehr durchrutscht
Ein Industrieunternehmen erfasst alle Anfragen per Mail und Telefon an einem Ort. Ein KI-Assistent bereitet fachliche Rückfragen und Antworten samt Anhängen vor, der Sachbearbeiter prüft und sendet.
Vertrieb · Kundenservice · Verwaltung und Assistenz
Worauf Sie achten müssen
- Aufzeichnen nur mit Wissen aller. Wer Besprechungen aufzeichnet und auswerten lässt, muss alle Teilnehmenden informieren; intern ist meist der Betriebsrat einzubinden.
- Nicht alles ungelesen verschicken. Was die KI schreibt, liest vor dem Versand ein Mensch.
- Zu viele Werkzeuge ermüden. Wer fünf KI-Helfer parallel bedient, ist am Ende erschöpfter als vorher. Mehr dazu unter KI-Müdigkeit.
Ein guter erster Schritt
Lassen Sie eine Woche lang alle Besprechungsprotokolle von der KI vorschreiben und von den Verantwortlichen nur noch prüfen. Das ist ein Einstieg, den jeder versteht, und er zeigt sofort, wie viel Zeit sich gewinnen lässt.
