Rechnungen mit KI auslesen: Wege und Grenzen

Im Postfach der Buchhaltung landen an einem gewöhnlichen Dienstag ein paar Dutzend Rechnungen. Einige kommen als XML-Datei vom Großhändler, einige als PDF vom Handwerksbetrieb um die Ecke, dazu Tankbelege, eine Rechnung aus den Niederlanden und ein Foto vom Kassenbon, das jemand aus dem Außendienst geschickt hat. Abgetippt wird davon noch erstaunlich viel.

Genau hier wird KI gern als Lösung genannt. Das stimmt, aber nur für einen Teil des Stapels. Für einen anderen Teil ist das Problem schon gelöst, und zwar vom Gesetzgeber.

Was die E-Rechnung schon erledigt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Umsatzsteuergesetz eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gemeint sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD.

Eine solche Rechnung muss niemand auslesen. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen als Datensatz darin, Ihre Buchhaltungssoftware übernimmt sie direkt. Bei ZUGFeRD sehen Sie zwar eine PDF-Seite, der eigentliche Inhalt ist aber die eingebettete XML-Datei. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt es, diesen strukturierten Teil aufzubewahren, solange die sichtbare Seite keine zusätzlichen steuerlich wichtigen Angaben enthält.

Wer also überlegt, ein KI-Werkzeug für Rechnungen anzuschaffen, sollte zuerst fragen: Kann unsere Software E-Rechnungen sauber einlesen? Wenn nicht, ist das die größere Baustelle.

Wo KI trotzdem gebraucht wird

Papier und einfache PDF-Dateien verschwinden nicht so schnell. Die Gründe stehen ebenfalls im Gesetz:

• Übergangsfristen. Nach § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz dürfen Lieferanten Rechnungen für Umsätze bis Ende 2026 noch auf Papier oder als einfaches PDF schicken, mit Zustimmung des Empfängers. Wer im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, darf das für Umsätze im Jahr 2027 weiterhin.
• Kleinbeträge. Rechnungen bis 250 Euro dürfen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung immer als sonstige Rechnung kommen, also auch auf Papier. Dazu gehören viele Tankbelege, Bewirtungen und Einkäufe im Baumarkt.
• Ausland. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Der Lieferant aus den Niederlanden schickt weiter, was er will.

Für diesen Rest ist KI eine echte Hilfe. Moderne Sprachmodelle lesen eine PDF-Rechnung, verstehen auch ungewohnte Aufbauten und geben die Felder in einer festen Struktur zurück. Das klassische Texterkennungsverfahren brauchte dafür Vorlagen je Lieferant.

Drei Wege, von einfach bis eigen

Die Erkennung in Ihrer Buchhaltungssoftware. Viele Programme für Buchhaltung und Belegverwaltung haben eine automatische Belegerkennung eingebaut, oft inzwischen mit KI. Das ist der naheliegende erste Schritt: Die Daten landen dort, wo sie gebraucht werden, und der Beleg ist gleich archiviert. Fragen Sie beim Anbieter nach, ob die Erkennung im Tarif enthalten ist und wo die Daten verarbeitet werden.

Ein KI-Assistent mit Firmenkonto. Für gelegentliche Fälle oder einen ersten Test genügt ein KI-Assistent eines der großen Anbieter. Sie laden die PDF-Dateien hoch und bitten um eine Tabelle mit festen Spalten: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto, IBAN. Voraussetzung ist ein Unternehmenstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, denn Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Was dabei zu beachten ist, steht in unseren Beiträgen zu ChatGPT und Microsoft Copilot. Für die laufende Buchhaltung ist dieser Weg zu umständlich, weil die Ergebnisse von Hand weiterwandern.

Eine eigene Anwendung. Wenn viele Rechnungen in einem besonderen Ablauf landen, etwa mit Abgleich gegen Bestellungen und Lieferscheine aus der Warenwirtschaft, kann eine eigene Anwendung sinnvoll sein. Sie liest die Rechnung, prüft gegen Ihre Daten und legt nur die Abweichungen einem Menschen vor. Das lohnt sich erst bei einem Volumen, bei dem die Standardlösung spürbar Zeit kostet.

Was ein Mensch behalten sollte

KI liest gut, aber nicht fehlerfrei. Ein Sprachmodell kann eine verwischte Ziffer falsch deuten oder ein Feld füllen, das auf der Rechnung gar nicht steht. Deshalb gehören ein paar Prüfungen fest in den Ablauf, egal welcher Weg gewählt wird.

1. Rechnen lassen. Netto plus Steuer muss Brutto ergeben, die Positionen müssen die Summe ergeben. Das prüft eine einfache Regel zuverlässiger als jedes Sprachmodell.
2. Bankverbindung abgleichen. Weicht die IBAN von der hinterlegten des Lieferanten ab, stoppt der Vorgang und ein Mensch ruft beim Lieferanten unter der bekannten Nummer an. Gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung sind ein bekannter Betrugsweg, und KI erkennt sie nicht.
3. Doppelte Rechnungen erkennen. Gleicher Lieferant, gleiche Nummer oder gleicher Betrag am gleichen Tag: Hinweis an die Buchhaltung.
4. Freigabe bleibt menschlich. Die Zahlung gibt eine Person frei, wie bisher.

Außerdem bleibt die Pflicht zur Aufbewahrung. Nach § 147 Abgabenordnung sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Wie Sie Papierbelege scannen und danach vernichten dürfen, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung in einer Verfahrensdokumentation fest; das KI-Werkzeug ändert daran nichts.

So fangen Sie an

Sortieren Sie einen Monat Eingangsrechnungen grob in drei Stapel: echte E-Rechnungen, PDF oder Papier von inländischen Lieferanten, Kleinbeträge und Ausland. Der erste Stapel gehört in die Software, ohne KI. Der zweite wird mit jeder Übergangsfrist kleiner, und es lohnt sich, die größten Lieferanten aktiv nach der E-Rechnung zu fragen. Der dritte bleibt, und für ihn testen Sie die Belegerkennung Ihrer Software oder einen Assistenten mit zwanzig echten Belegen.

Ob sich das gelohnt hat, sehen Sie nach einigen Wochen, wenn Sie vorher gezählt haben. Wie das geht, beschreibt unser Beitrag Woran Sie merken, dass KI wirkt.

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Häufige Fragen

Muss ich eine E-Rechnung überhaupt noch auslesen?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes liegt in einem strukturierten Format vor, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ihre Buchhaltungssoftware kann die Daten direkt übernehmen. Bei ZUGFeRD steckt dieser Datensatz in einer PDF-Datei; maßgeblich ist der Datensatz, nicht das, was auf der Seite zu sehen ist.

Darf ich Rechnungen in ChatGPT, Claude oder Copilot hochladen?

Mit dem Firmenkonto eines Unternehmenstarifs, der einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung hat, in aller Regel ja. Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, etwa Namen von Ansprechpersonen oder von Einzelunternehmen. Private oder kostenlose Konten sind dafür nicht geeignet.

Kann ich die Papierrechnung nach dem Auslesen wegwerfen?

Das klärt Ihre Steuerberatung. Die Aufbewahrung richtet sich nach § 147 Abgabenordnung und den GoBD; für Buchungsbelege gilt eine Frist von acht Jahren. Ob ein eingescanntes Original genügt, hängt von Ihrem dokumentierten Scanverfahren ab, nicht vom KI-Werkzeug.

Wie genau ist das Auslesen mit KI?

Bei sauberen PDF-Dateien meist sehr gut, bei schiefen Handyfotos, Thermopapier und handschriftlichen Ergänzungen deutlich schlechter. Belastbar ist nur Ihr eigener Test: Lassen Sie zwanzig typische Rechnungen auslesen und vergleichen Sie jedes Feld mit dem Original.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz, § 14 (Ausstellung von Rechnungen): gesetze-im-internet.de
• Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38 (Übergangsregelung E-Rechnung): gesetze-im-internet.de
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 (Rechnungen über Kleinbeträge): gesetze-im-internet.de
• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de
• Bundesministerium der Finanzen: GoBD, 2. Änderung, BMF-Schreiben vom 14.07.2025: bundesfinanzministerium.de
• Abgabenordnung, § 147 (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen): gesetze-im-internet.de

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