Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform? Was im Unternehmen gilt

In vielen Unternehmen ist Copilot schon da, bevor jemand darüber entschieden hat. Das Symbol steckt in Windows, in Edge, in Outlook und in Teams. Die Frage, ob das datenschutzrechtlich in Ordnung ist, stellt sich deshalb meist erst hinterher. Die Antwort hängt an einer Sache mehr als an allen anderen: mit welchem Konto Ihr Team angemeldet ist.

Die kurze Antwort

Copilot gibt es in zwei Welten. Die Verbraucherwelt mit dem privaten Microsoft-Konto, gedacht für Einzelpersonen. Und die Unternehmenswelt mit dem Firmenkonto, also der Anmeldung über Microsoft 365.

Ob ein Gespräch geschützt ist, zeigt Copilot selbst an: Mit Firmenkonto steht oben neben „Neuer Chat“ ein grünes Schild. Fehlt es, gehört nichts Vertrauliches hinein.

Was Microsoft im Firmenkonto zusagt

Mit dem Firmenkonto gilt für Eingaben und Antworten der sogenannte Unternehmensdatenschutz. Dahinter stehen zwei Dokumente, das Data Protection Addendum und die Produktbedingungen. Microsoft handelt dabei als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Das ist dieselbe Voraussetzung, an der die private Nutzung von ChatGPT im Unternehmen scheitert, wie im Beitrag Ist ChatGPT DSGVO-konform? beschrieben.

Außerdem gilt laut Microsoft:

• Kein Training: Eingaben und Antworten werden nicht verwendet, um die zugrunde liegenden Modelle zu trainieren.
• Protokoll im eigenen Haus: Eingaben und Antworten werden in Ihrem Microsoft-365-Konto gespeichert, für Prüfungen und Aufbewahrung nach Ihren Regeln.
• Kein Aufpreis: Copilot Chat mit diesem Schutz ist für Nutzer mit Firmenkonto enthalten. Die bezahlte Lizenz kommt hinzu, wenn Copilot auch auf Mails, Dateien und Chats zugreifen soll.

Drei Stellen, an denen Daten die EU verlassen können

Für Nutzer in der EU sagt Microsoft zu, dass Copilot im Rahmen der EU-Datengrenze arbeitet. Es gibt aber drei Ausnahmen, die Ihre IT kennen sollte.

1. Die Websuche über Bing. Wenn Copilot im Netz nachschlägt, schickt es eine kurze Suchanfrage an Bing. Laut Microsoft enthält sie keine Namen oder Kennungen Ihres Unternehmens und nur einige Wörter aus der Eingabe. Für diese Suchanfragen ist Microsoft aber eigener Verantwortlicher, nicht Ihr Auftragsverarbeiter, und sie fallen nicht unter die EU-Datengrenze. Die Websuche lässt sich für das Unternehmen abschalten.

2. Modelle von Anthropic. Für einige Funktionen nutzt Microsoft auch Modelle von Anthropic. Diese sind laut Microsoft derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Für Unternehmen in der EU sind sie in vielen Fällen standardmäßig aus, und Ihre IT kann sie über eine eigene Einstellung freigeben oder gesperrt lassen.

3. Verarbeitung bei Lastspitzen. Microsoft bietet eine Einstellung an, mit der die KI-Verarbeitung bei hoher Auslastung auch außerhalb der EU stattfinden darf. Gespeichert bleiben die Daten dabei in der EU. Wer das nicht möchte, schaltet die Einstellung ab.

Keiner dieser Punkte macht Copilot unzulässig. Sie gehören aber bewusst entschieden und dokumentiert, nicht dem Zufall der Werkseinstellung überlassen.

Was Ihre IT prüfen sollte

1. Anmeldung: Ist Copilot im Unternehmen nur mit dem Firmenkonto erreichbar? Private Konten auf Dienstgeräten sind die größte Lücke.
2. Websuche: Soll Copilot im Netz suchen dürfen? Für die meisten Aufgaben ist das nützlich, für sensible Abteilungen vielleicht nicht.
3. Modelle von Anthropic: freigeben oder nicht, und warum.
4. Verarbeitung bei Lastspitzen: zulassen oder auf die EU beschränken.
5. Rechte in SharePoint und OneDrive: Vor der bezahlten Lizenz klären, wer welche Ordner sieht. Copilot zeigt jedem nur, was er ohnehin öffnen darf, aber es findet es schneller. Alte, zu weit offene Freigaben fallen dann plötzlich auf.

Was Sie selbst tun müssen

Ein Firmenkonto ist die Voraussetzung, nicht die Lösung. Ihre eigenen Pflichten bleiben dieselben wie bei jedem anderen KI-Werkzeug:

• Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzerklärung um Copilot ergänzen.
• Datensparsamkeit: Nur so viele personenbezogene Daten eingeben wie nötig.
• Betriebsrat beteiligen, wenn es einen gibt. Weil Copilot protokolliert, greift in aller Regel die Mitbestimmung.
• Richtlinie: Ihr Team muss wissen, was erlaubt ist und woran es das geschützte Firmenkonto erkennt.

Wie Sie KI insgesamt geordnet einführen, steht im Fahrplan in sechs Schritten.

Ein Wort zu den Namen

Microsoft hat die Namen gerade wieder geändert. Aus „Microsoft 365 Copilot“ wird „Microsoft Copilot“, aus „Microsoft 365 Copilot Chat“ wird „Microsoft Copilot Chat“. An Datenschutz und Sicherheit ändert sich dadurch laut Microsoft nichts. Wenn in Verträgen, Lizenzen oder älteren Anleitungen noch die alten Namen stehen, ist dasselbe gemeint.