Die Ausgangslage
Wie viele Unternehmen aus Fertigung, Anlagenbau oder Prototypenbau erhält das Unternehmen täglich viele Anfragen per Mail, oft mit Zeichnungen. Manche gingen unter oder blieben eine Woche liegen. Rückfragen, die nötig sind, um ein Angebot überhaupt machen zu können, kosteten Zeit, und wichtige Unterlagen wie AGB oder Zertifikate wurden beim Antworten mal vergessen.
Die Lösung
Der Anfrageassistent erfasst jede Mail-Anfrage sofort und dokumentiert sie. Aus einer Wissensdatenbank formuliert er passende fachliche Rückfragen vor, die der Sachbearbeiter prüft und mit einem Klick verschickt. Welche Dokumente in welcher Runde mitgehen, etwa AGB, ISO-Zertifikate oder Auszeichnungen, ist zentral festgelegt und hängt der Assistent automatisch an. Telefonische Anfragen tippt man über ein kurzes Formular ein, sie landen am selben Ort. Offene und lange wartende Anfragen sind auf einen Blick sichtbar, auch der Außendienst kann von unterwegs den Stand abfragen. Auf Wunsch schlägt der Assistent vor, welche Fachabteilung im Haus gefragt werden muss.
Wer was macht
Das übernimmt die KI
Anfragen erfassen und zuordnen, Rückfragen und Antworten vorformulieren, passende Anhänge wählen, offene Vorgänge melden
Das bleibt beim Menschen
Der Sachbearbeiter prüft jede Antwort fachlich und schickt sie selbst ab. Angebot und Preis bleiben seine Sache.
