Die Ausgangslage
Nach einem Wachstumsjahr stufte der Anbieter des bisherigen CRM die G+C Facility GmbH aus Berlin in eine höhere Preisstufe ein. Der Geschäftsführer Ewgeni Jussufov hielt das System ohnehin für mittelmäßig: Die Anbindungen liefen schlecht, an zwei Stellen blieb ständige Handarbeit. Er kündigte, zahlte aber noch eine Weile für einen vergessenen Account. Nach seinen Angaben kostete das System rund 3.500 Euro im Jahr.
Die Lösung
Der erste Versuch scheiterte: Er ließ die KI ein komplettes Dashboard in einem Schritt bauen, heraus kam eine einzige Datei, die gut aussah und fachlich falsch rechnete. Im zweiten Anlauf ließ er sich zuerst von der KI interviewen, bis alle Fragen geklärt waren, und die KI setzte danach jede Funktion in einer eigenen Datei um. Heute führt das Werkzeug Rechnungsdaten, Arbeitszeiten und das Lohnjournal zusammen und rechnet Kalkulation und Controlling je Objekt. Es läuft ohne eigenen Server, der KI-Zugang kostet nach seinen Angaben 20 Euro im Monat. Programmieren kann der Geschäftsführer nicht: Änderungen beschreibt er mündlich, oft unterwegs im Auto.
Was es gebracht hat
Das Dashboard zeigte ein Objekt mit Verlust. Gekündigt hat er es trotzdem nicht, weil das Objekt einen erheblichen Teil der Fixkosten trägt. Bei Angeboten entscheidet er nicht mehr nach Bauchgefühl, etwa bei einem Stundensatz von 32 Euro, sondern rechnet Szenarien durch: Ein Auftrag, der für sich genommen nicht rentiert, kann sich lohnen, wenn er den Gemeinkostenanteil anderer Objekte senkt.
Wo die Grenzen liegen
Nur der Geschäftsführer kennt das System. Bei Fehlern gibt es keinen Anbieter, an den man sich wendet, deshalb ist das Dashboard ein Auswertungswerkzeug und keine Buchhaltung. Tariflöhne, Steuersätze und Meldepflichten muss das Unternehmen selbst nachpflegen. Sein Rat: Neben den Ergebnissen immer die Rohdaten anzeigen lassen, und die KI die Anforderungen klären lassen, bevor sie baut. Wer mit diesen Einschränkungen nicht leben kann, solle weiter Software kaufen.
Wer was macht
Das übernimmt die KI
Anforderungen im Interview klären, Funktionen einzeln programmieren, Änderungen nach mündlicher Beschreibung einbauen, Szenarien für Angebote durchrechnen
Das bleibt beim Menschen
Die Entscheidungen über Objekte und Angebote, die Pflege von Löhnen, Steuersätzen und Meldepflichten und die Prüfung der Ergebnisse gegen die Rohdaten
Quelle: Ewgeni Jussufov: „Mit KI zum eigenen CRM: ein Erfahrungsbericht aus dem Handwerk“, Computerwoche, 4. September 2026. Wir haben das Projekt nicht umgesetzt und geben den Bericht mit Quellenangabe weiter.
