KI-Diktiergeräte im Unternehmen: wann Sie ein Gespräch aufnehmen und mitschreiben lassen dürfen

Das Gerät ist kaum größer als eine Kreditkarte und hängt magnetisch hinten am Handy. Ein Druck auf die Taste, und die Besprechung läuft mit. Eine Stunde später liegt ein Protokoll mit Aufgabenliste im Postfach. Geräte wie die von Plaud, aber auch Funktionen in Smartphones und Konferenzsoftware machen das Mitschreiben überflüssig. Rechtlich ändert die Technik wenig: Wer ein Gespräch aufnimmt, braucht dafür das Einverständnis der anderen.

Erst die Zustimmung, dann die Taste

Das Strafgesetzbuch ist hier deutlich. Nach § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB wird bestraft, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Nichtöffentlich ist jedes Gespräch, das sich an einen begrenzten Kreis richtet: die Teamrunde, das Kundengespräch, das Telefonat mit dem Lieferanten.

Befugt ist die Aufnahme, wenn alle zugestimmt haben, deren Worte darauf landen. Das gilt auch für Sie als Gesprächsteilnehmer selbst, Sie dürfen also nicht heimlich mitschneiden, nur weil Sie dabei sind. Der Weg ist einfach: Fragen Sie zu Beginn, ob Sie aufnehmen und von einer KI mitschreiben lassen dürfen. Wer nicht will, sagt es dann, und Sie schreiben von Hand mit.

Was die DSGVO zusätzlich verlangt

Stimme und Inhalt eines Gesprächs sind personenbezogene Daten. Nimmt jemand für das Unternehmen auf, ist das Unternehmen dafür verantwortlich. Drei Punkte gehören dazu.

Eine Rechtsgrundlage. Bei Kunden und Geschäftspartnern ist das meist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit der Frage vor dem Gespräch ohnehin einholen. Bei den eigenen Mitarbeitenden ist eine Einwilligung schwieriger, dazu mehr unten.

Information. Nach Art. 13 DSGVO müssen die Beteiligten erfahren, wofür die Aufnahme genutzt wird, wer sie verarbeitet und wann sie gelöscht wird. Ein Satz zu Beginn und ein Verweis auf Ihre Datenschutzhinweise genügen in der Regel.

Ein Vertrag mit dem Anbieter. Wird der Ton zum Abschreiben und Zusammenfassen an einen Dienst geschickt, verarbeitet dieser die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei privat gekauften Geräten mit Verbraucherkonto fehlt er meist, und dann gehören dienstliche Gespräche nicht hinein. Das Muster kennen Sie vielleicht aus dem Beitrag Ist ChatGPT DSGVO-konform?.

Was mit den Aufnahmen beim Anbieter passiert

Am Beispiel Plaud, nach den eigenen Angaben des Anbieters im Trust Center und in seiner Richtlinie zur KI-Nutzung:

• Aufnahmen bleiben zunächst auf dem Gerät und dem Smartphone. Für das Abschreiben und Zusammenfassen werden die nötigen Daten an KI-Dienste geschickt; Plaud nennt Modelle der Reihen GPT, Claude und Gemini.
• Plaud betreibt Rechenzentren in den USA, in Frankfurt, Singapur und Japan. Für Nutzer in Europa sollen die KI-Dienste in der EU laufen.
• Eine dauerhafte Ablage in der Cloud ist laut Plaud abgeschaltet, bis sie jemand einschaltet. Zum Training werden Inhalte nur mit ausdrücklicher Zustimmung genutzt.
• Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist laut Plaud Teil der Bedingungen für gewerbliche Kunden.

Das sind Angaben des Anbieters. Bevor Sie solche Geräte im Unternehmen ausgeben, sollte jemand prüfen, welcher Tarif die gewerblichen Bedingungen hat, ob das Konto auf das Unternehmen läuft und welche Einstellung für Cloud-Ablage und Training gesetzt ist. Für andere Geräte und Apps gelten dieselben Fragen.

Wenn das Unternehmen die Geräte einführt

Kauft ein Unternehmen Diktiergeräte für das Team oder schaltet Aufzeichnungen in der Konferenzsoftware frei, wird es zur Sache der Betriebsverfassung. Eine Aufnahme mit Protokoll zeigt, wer was gesagt hat und wer welche Aufgabe übernimmt. Damit ist sie geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen, und das löst die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus. Nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG muss der Betriebsrat außerdem rechtzeitig über die Planung von Arbeitsabläufen unterrichtet werden, ausdrücklich auch beim Einsatz von KI.

Mit den Beschäftigten selbst ist die Einwilligung ein schwacher Boden. Sie gilt nur, wenn sie freiwillig ist, und im Arbeitsverhältnis ist das schwer zu sichern. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt dafür grundsätzlich Schrift- oder elektronische Form und eine Aufklärung über den Zweck. Tragfähiger ist eine Betriebsvereinbarung. Darin steht, welche Besprechungen aufgenommen werden dürfen, wer die Aufnahmen sieht, wann sie gelöscht werden und dass Protokolle nicht zur Leistungsbewertung dienen. Ohne Betriebsrat übernimmt eine schriftliche Regel diese Aufgabe.

Eine Grenze setzt die KI-Verordnung: Funktionen, die aus der Stimme die Gefühlslage der Mitarbeitenden ablesen, sind am Arbeitsplatz seit Februar 2025 verboten (Art. 5 Abs. 1 lit. f).

Eine Regel für Ihr Team

Damit niemand raten muss, reicht eine kurze Regel, die in die KI-Richtlinie passt:

1. Aufgenommen wird nur mit Zustimmung aller, und die Frage steht am Anfang jedes Gesprächs.
2. Dienstliche Gespräche nur mit Geräten und Konten des Unternehmens, nie mit privaten.
3. Aufnahmen werden gelöscht, sobald das Protokoll geprüft ist; das Protokoll bleibt.
4. Vertrauliches wie Personalgespräche, Gesundheitsthemen oder Verhandlungen mit Anwälten wird nicht aufgenommen.
5. Wer ein Protokoll der KI weitergibt, hat es vorher gelesen.

Den Rat im Einzelfall ersetzt eine solche Regel nicht. Für die allermeisten Besprechungen schafft sie Klarheit, und Ihr Team kann die Geräte nutzen, ohne sich angreifbar zu machen.

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Häufige Fragen

Darf ich ein Kundengespräch aufnehmen, wenn ich es nur für mein eigenes Protokoll nutze?

Nur, wenn der Kunde vorher zugestimmt hat. § 201 StGB fragt nicht nach dem Zweck, sondern danach, ob die Aufnahme befugt ist. Fragen Sie zu Beginn, ob Sie aufnehmen und von einer KI mitschreiben lassen dürfen, und sagen Sie, wo die Aufnahme verarbeitet wird.

Reicht es, das Gerät sichtbar auf den Tisch zu legen?

Das ist ein Hinweis, aber keine sichere Zustimmung. Ein kleines Gerät wird leicht übersehen oder für ein Handy gehalten. Fragen Sie ausdrücklich und halten Sie die Antwort im Protokoll fest.

Was gilt bei Videokonferenzen?

Dasselbe. Ob ein Gerät neben dem Laptop mithört oder eine Funktion in Teams oder Zoom aufzeichnet, ändert an der Zustimmung nichts. Bei Teams und Zoom sehen die Teilnehmenden immerhin einen Hinweis auf die Aufzeichnung, bei einem Gerät auf dem Schreibtisch nicht.

Können Mitarbeitende wirksam in Aufnahmen durch den Arbeitgeber einwilligen?

Nur, wenn sie wirklich frei entscheiden können. Im Arbeitsverhältnis ist das heikel, weil ein Nein Nachteile befürchten lässt. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt für die Einwilligung von Beschäftigten grundsätzlich die Schriftform oder elektronische Form und eine Aufklärung über den Zweck. Wer niemanden unter Druck setzen will, legt in einer Betriebsvereinbarung fest, wann aufgenommen wird, und lässt Besprechungen ohne Aufnahme ausdrücklich zu.

Darf das Gerät auch die Stimmung im Gespräch auswerten?

Am Arbeitsplatz nicht, soweit es um Emotionen der Mitarbeitenden geht. Seit dem 2. Februar 2025 verbietet Art. 5 Abs. 1 lit. f der KI-Verordnung, Emotionen von Menschen am Arbeitsplatz mit KI zu erkennen, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Solche Funktionen sollten im Unternehmen abgeschaltet sein.

Quellen

• § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes: gesetze-im-internet.de
• Art. 6 DSGVO, Rechtmäßigkeit der Verarbeitung: dsgvo-gesetz.de
• Art. 13 DSGVO, Informationspflicht: dsgvo-gesetz.de
• Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeiter: dsgvo-gesetz.de
• § 26 BDSG, Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: gesetze-im-internet.de
• § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte: gesetze-im-internet.de
• § 90 BetrVG, Unterrichtungs- und Beratungsrechte, einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz: gesetze-im-internet.de
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 5: eur-lex.europa.eu
• Plaud: Trust Center, Angaben zu Speicherorten, Training und Auftragsverarbeitung: eu.plaud.ai
• Plaud: AI Data Usage Transparency Policy: eu.plaud.ai

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